De nombreuses entreprises et organisations s’appuient sur des composants de la démarche processus pour accompagner leurs différents projets : pilotage de la performance opérationnelle, refonte des systèmes d’information, gestion des risques et de la conformité, …).
Entre une utilisation ponctuelle de la démarche processus au sein d'un projet, et la mise en œuvre d’une démarche globale de management par les processus, il existe un chemin que de plus en plus d’entreprises souhaitent parcourir mais sur lequel elles rencontrent un certain nombre de difficultés.
Les difficultés principales rencontrées sont les suivantes :
1 - Difficultés à mettre en commun et à consolider les travaux de description des processus de l’entreprise. Au travers de nombreux projets, des descriptions des processus de l’entreprise à des degrés de granularité plus ou moins fins sont réalisées. Quatre raisons principales expliquent la difficulté à capitaliser les travaux :
- L’existence de ces travaux n’est pas connue.
- Le contenu décrit ne correspond pas aux besoins du projet en cours.
- Les modalités de description sont trop hétérogènes pour permettre de capitaliser de projet en projet.
- Le contenu disponible n’est pas inscrit dans le cadre d’un référentiel global, il est alors difficile de savoir ce que recouvrent précisément les travaux déjà réalisés.
2 - Difficultés à répondre avec une démarche unique et cohérente à l'ensemble des besoins associés aux différents contextes d’utilisation de l’approche processus.
3 - Difficultés à positionner la démarche processus dans le cadre du pilotage global de la performance de l’entreprise.
4 - Difficultés à communiquer autour du référentiel d’entreprise.
5 - Difficultés à mobiliser les acteurs de l’entreprise autour d’une dynamique de progrès portée par la démarche processus.
Pour lever ces difficultés, la mise en œuvre de la démarche processus repose sur quelques fondamentaux qu’il convient de mettre en œuvre.
Ces fondamentaux s’articulent autour des axes suivants qui sont développés dans le présent article :
- Nécessité de définir un langage de description univoque
- Nécessité de mettre en place une architecture du référentiel processus cohérente au regard des finalités de la démarche
- Nécessité d’inscrire la démarche processus dans le cadre de l’optimisation de la performance opérationnelle de l’entreprise
- Nécessité de mettre en place des vecteurs de communication adaptés aux différentes cibles identifiées
- Nécessité de disposer d’acteurs formés (pilotage par les processus, modélisation processus), compétents et motivés
- Nécessité de mettre en place un processus de gestion du référentiel d’entreprise
