La mise en œuvre de la démarche processus repose sur quelques fondamentaux qu’il convient de respecter. Ces fondamentaux s’articulent autour des axes suivants :
- Nécessité de définir un langage de description du référentiel processus univoque
- Nécessité de mettre en place une architecture du référentiel cohérente au regard des finalités de la démarche processus
- Nécessité d’inscrire la démarche processus dans le cadre de l’optimisation de la performance opérationnelle de l’entreprise
- Nécessité de mettre en place des vecteurs de communication adaptés aux différentes cibles identifiées
- Nécessité de disposer d’acteurs formés, compétents et motivés
- Nécessité de mettre en place un processus de gestion du référentiel d’entreprise
1 - Langage de description
Il est nécessaire de disposer d’une convention de description univoque des différents composants du référentiel d’entreprise (objectifs, processus, cartographie applicative, risques,...). Le respect de cette convention garantit l’intelligibilité de tous les travaux de modélisation réalisés, et est un pré requis pour permettre de capitaliser des travaux de projets en projets.
Cette convention passe par la définition d’un langage simple, concret et complet qui précise :
- Les modalités de représentation (matérialisées par des symboles) de chaque élément utilisé dans le cadre des travaux de modélisations permettant de décrire le qui fait quoi, quand, comment, avec quel support, pour quel résultat selon quelles contraintes... Cette symbolique permet de définir un langage univoque pour décrire un événement, une activité, une tâche, un rôle, un acteur,…
- Les principales informations à renseigner pour chaque élément du référentiel pour enrichir la description graphique du référentiel d’entreprise. Pour un risque par exemple, il faudra déterminer les modalités de qualification de la gravité du risque, de sa fréquence de survenance, de sa détectabilité, de la nature de son impact…
- Les liens possibles entre les différents éléments du référentiel processus. Il faut par exemple définir l’univers des possibles pour décrire le lien entre un acteur et une activité (exécute, contribue, est informé de,…), pour définir le lien entre un acteur et une compétence (dispose, requiert,…).
Il existe aujourd’hui un certain nombre de tentatives pour standardiser les modalités de description des processus au travers de normes (BPEL,…). La prise en compte de ces normes peut permettre d'une part d'appliquer des concepts qui sont le fruit d'un effort de recherche important, d'autre part de tirer profit de l'adoption des standards par l'industrie du logiciel pour passer facilement des étapes de description des processus (modélisation) aux étapes d'exécution des processus. L’important pour les entreprises reste cependant d’éviter de modifier trop fréquemment ces règles au risque de perdre les « clients » internes de la démarche processus.
