Les démarches de Business Process Management ne sont efficaces sur la durée que si elles sont mises en œuvre d’une manière structurée, c’est à dire avec des processus définis explicitement et des rôles associés distribués au sein de l’organisation. C’est ce que l’on appelle parfois le processus de gestion du processus, ou encore la gouvernance de la démarche processus.
Ce processus de gouvernance doit permettre de gérer le cycle d’amélioration continue des processus de l’entreprise selon deux dynamiques distinctes :
- Une démarche proactive dont la finalité est d’analyser régulièrement les processus pour s’assurer qu’ils répondent au mieux aux objectifs de l’entreprise : définition des objectifs alignés avec la stratégie de l’entreprise, mesure et analyse de la performance du processus, formalisation de recommandations et arbitrage, mise en œuvre, supervision
- Une démarche réactive dont la finalité est de stimuler le potentiel d’innovation des parties prenantes de l’entreprise par un dispositif d’écoute et de stimulation.
Sans système de gouvernance, les bénéfices associés à une démarche BPM ne peuvent être que de courte durée. Il n’y a en effet aucune chance pour que les acteurs de l’entreprise suivent spontanément la performance de l’entreprise d’une façon transverse (au delà des silos constitués par l’organisation), et mettent en œuvre des plans d’actions mobilisant toutes les parties prenantes nécessaires.
En synthèse, pour éviter le syndrome des cordonniers les plus mal chaussés, les acteurs en charge des démarches BPM se doivent de mettre en œuvre les processus d’amélioration continue au sein de leur organisation.
Les objectifs du système de gouvernance BPM
Les objectifs associés à la mise en œuvre du système de gouvernance de la démarche BPM sont généralement les suivants :
- S’assurer que les processus sont alignés avec la stratégie de l’entreprise.
- Mettre en œuvre des plans de progrès efficaces et efficients (ROI).
- Favoriser la remonté d’informations de la part des opérationnels de l’entreprise relatives à l’identification des dysfonctionnements et/ou à la proposition de suggestions d’amélioration.
- Réduire les délais entre l’expression des suggestions et la mise en œuvre des plans d’amélioration de la performance.
- Diffuser la culture de l’excellence opérationnelle, du progrès continue et de l’innovation.
