Cette bonne pratique relative au processus d'accélération de clôture des comptes et les référentiels associés ont été rédigés par Jean-Louis BRUN d'ARRE, Bertrand MONTIER et François GONCALVES. Vous pouvez télécharger les référentiels dans l'espace référentiel en cliquant sur les liens ci-dessous :
Processus de conduite d'un projet Fast Close (objectifs de chaque étape, livrables, démarches de mise en oeuvre)
Points clefs pour l'étude des processus opérationnels et financiers à maîtriser dans le cadre d'un projet de clôture des comptes.
Introduction
Le processus de clôture des comptes («processus de closing») comprend l’ensemble des étapes qui s’enchaînent depuis la collecte des données de base jusqu’à la production d’une image à un instant donné, d’informations comptables, financières et de gestion, fiables et utilisables par tous les acteurs internes et externes.
Les états financiers et le reporting résultant de ce processus sont considérés comme des produits finis servant de base aux analyses de performances et aux diagnostics financiers.
Le terme « Fast close » définit la capacité d'une entreprise à réaliser rapidement, en central, une clôture comptable (annuelle, semestrielle, trimestrielle ou mensuelle), tout en s’inscrivant dans un processus d’amélioration continue de la qualité des informations comptables, financières et de gestion produites.
Un projet de « Fast close » comporte deux volets :
- La réduction des délais de clôture permettant de faciliter la publication des résultats au plus près de la date de clôture,
- L’amélioration de la qualité des informations produites (baisse des anomalies, qualité et volume des analyses, etc.).
1 Les enjeux du processus de clôture des comptes et des projets Fast Close
En moyenne, les entreprises françaises mettent plus de 40 jours calendaires pour clôturer leurs comptes sociaux et plus de 70 jours pour arrêter leurs comptes consolidés, soit deux fois plus de temps que les entreprises américaines. La comparaison serait encore plus douloureuse si elle portait sur les délais de restitution des comptes mensuels servant de support à la gestion, lorsque ces derniers existent…
Les raisons pouvant motiver une démarche d’accélération et de fiabilisation des processus de clôture sont multiples et propres à chaque société et à chaque groupe. Les éléments suivants sont cependant les plus fréquemment rencontrés :
- répondre aux besoins du management de disposer rapidement de l’information pertinente de gestion au plus près des arrêtés comptables afin de traiter le présent plutôt que le passé, notamment pour maîtriser les écarts entre performance réelle et prévue,
- adresser aux actionnaires, partenaires, investisseurs (marché) des états financiers pertinents pour éviter toute re-prévision,
- promouvoir l’image de la société, valoriser les compétences du management et garantir sa réputation financière. La publication rapide des informations financière permet de mettre en avant auprès de la communauté financière la maîtrise de son business et de son organisation,
- intégrer les évolutions des référentiels comptables et respecter les obligations règlementaires de droit communautaire et/ou national (Directive transparence, par exemple), institutionnelles et sectorielles(*).
- mesurer la performance de la fonction comptable et financière: le délai de clôture devient un indicateur clé de performance de la Direction financière.
Les enjeux des projets d'accélération de clôture des comptes sont de trois ordres :
- Un enjeu d’organisation et de réactivité : la crise financière a mis en évidence la nécessité pour les dirigeants d’entreprise de faire preuve d’une grande réactivité face à des marchés extrêmement volatiles. Ils doivent pour cela disposer rapidement, et avec une périodicité rapprochée, d’indicateurs financiers fiables leur permettant de prendre des décisions. Accélérer la production des résultats et des informations associées devient donc un enjeu majeur en termes d’organisation.
- Un enjeu de management : un tel projet conduit à mobiliser les équipes sur un thème commun selon une démarche transversale et partagée qui permet de mettre le doigt sur des inter- actions et des inter-dépendances entre les travaux des eux et des autres.
- Un enjeu de communication : dans un environnement national et international concurrentiel, la publication rapide des résultats constitue évidemment un atout majeur en termes de communication financière et de réactivité interne et.
2 - Les difficultés caractéristiques d'un projet d'accélération de clôture des comptes
Quatre difficultés majeures sont habituellement rencontrées au cours de ces projets :
- Ce n’est pas qu’une affaire de comptables. ce projet impose de mobiliser les acteurs des processus opérationnels et en conséquence doit être sponsorisé par la Direction de l’entreprise (Direction générale, Comité exécutif..),
- La modélisation des processus financiers n’est pas la culture habituelle des fonctions comptables, nécessaire pour mener à bien le projet,
- Le passage en mode projet est indispensable avec ses contraintes de rigueur, et ses impacts sur les dispositifs organisationnels notamment. Ce n’est souvent pas la culture usuelle or il s’agit d’une condition necessaire car l'approche « Fast Close » est une évolution inter-fonction qui impose la mise sous tension des équipes au delà des équipes comptables,
- Ce n’est pas forcément une affaire informatique mais les systèmes d’information en place sont une contrainte inhérente à prendre en compte. Il faut mettre cette fonction dans la boucle au plus tôt pour localiser les points durs qui ne pourront pas donner lieu à des modifications. Dans certains cas ces points durs ne peuvent pas être contournés, trouver une solution alternative devient alors indispensable et critique. Dans d’autres cas, quand on a à faire face à des ruptures de flux d’information, à un enchainement de dates de clôture d’application non en ligne avec les objectifs du Fast close, des solutions de contournement temporaires sont mise en place pour limiter les investissements d’évolution des applications informatiques.
3 - Cadre de conduite d’un projet Fast close et référentiels processus
Un projet Fast close a pour objet d’accélérer l’enchainement des flux et des évènements opérationnels qui sont traduits en information comptable.
Pource faire, différentes dimensions sont à prendre en compte comme :
• Les processus opérationnels de l’entreprise constitués notamment par les approvisionnements, la gestion des stocks et le commercial,
• Les processus supports constitués par les investissements, la gestion du personnel, la trésorerie, la fiscalité,
• Le processus de clôture comptable qui comporte non seulement la fabrication des comptes mais également la structure organisationnelle associée,
• Les flux d’information traités par les processus et qui se traduisent en information comptable,
• Les systèmes d’information opérationnels et comptables.
Un cadre de conduite d’un projet Fast Close est présenté ci-dessous. Ce cadre est articulé autour de quatre volets et de trois temps forts que sont le pilotage, la production et la communication.
Pour déployer ce cadre de conduite nous vous proposons une boite à outils qui se compose des éléments suivants :
• Un cadre méthodologie générique de conduite d'un projet Fast Close, encorea appelé Processus Fast Close,
• Un cadre d'analyse des points clefs à étudier par processus opérationnel et financier,
• Les flux de données dans le processus « fast close » - Disponible prochainement
• Les systèmes d’information dans le processus « fast close » - Disponible prochainement
